Nachkalkulation Handwerk DE 2026 - Soll vs Ist, Margenfresser

Stundensatz festlegen ist die eine Hälfte der Kalkulationsarbeit. Die andere — und wichtigere — ist die Nachkalkulation. Sie zeigt, ob deine kalkulierten Zahlen mit der Realität übereinstimmen oder ob du systematisch unter Wert arbeitest.

Was Nachkalkulation eigentlich ist

Nachkalkulation vergleicht Soll (was du im Angebot kalkuliert hast) mit Ist (was tatsächlich passiert ist) nach Abschluss eines Projekts. Drei Größen interessieren:

• Stunden: kalkulierte vs. erfasste Arbeitszeit (inkl. Aufmaß, Beratung, Nacharbeit)
• Material: kalkulierter EK + Aufschlag vs. tatsächlicher Verbrauch
• Deckungsbeitrag: Endrechnung minus Selbstkosten

Ein gut kalkulierter Auftrag landet beim Ist innerhalb von ±10 % der Soll-Werte. Größere Abweichungen sind Signale, keine Pannen.

Die fünf häufigsten Margenfresser

1. Unbezahlte Nacharbeiten

Reklamationen, Garantiefälle, freundlich erbrachte „Kleinigkeiten”. Im Jahresschnitt frisst das 3-8 % der Auftragsumsätze, ohne dass es jemandem auffällt. Eine separate Erfassung („Regie unbezahlt”) pro Projekt macht die Größenordnung sichtbar.

2. Vergessene Regiestunden

Schnell etwas am Telefon klären, Foto vom Bau schicken, Subunternehmer koordinieren — diese Mikrostunden landen nirgendwo. Eine Faustregel: Pro 100 produktive Stunden fallen 8-15 Stunden Koordination an. Wer das nicht im Stundensatz drin hat, finanziert es aus dem Gewinn.

3. Anfahrt zu billig kalkuliert

Bei kurzen Aufträgen ist die An- und Abfahrt schnell 20-30 % der Gesamtkosten. Ein pauschaler Anfahrtssatz statt einer An- und Abreise-Stunde verdeckt das.

4. Materialverschnitt über Plan

Der Aufschlag ist mit 10 % gerechnet, real sind es 15 %. Auf das ganze Projekt sind das nur ein paar Hundert Euro — aber über zwanzig Aufträge im Jahr werden daraus fünfstellige Beträge.

5. Zeit für Angebotserstellung

Aufmaß-Termin, Kalkulation, Angebotsschreiben, Nachverhandlung — ein einziges Angebot kostet leicht 4-8 Stunden. Bei einer Trefferquote von 30 % schlagen 2,8 Stunden auf jeden gewonnenen Auftrag durch.

Wie man systematisch nachkalkuliert

1. Stunden täglich erfassen — pro Auftrag, mit Tätigkeitscode (Aufmaß, Ausführung, Koordination, Nacharbeit). Kein Excel-Trick rettet, was im Kopf vergessen wird.
2. Materialeingang dokumentieren — Lieferscheine pro Projekt, nicht im Lager-Pool verschwinden lassen.
3. Nach Projektabschluss innerhalb von 14 Tagen Soll-Ist-Vergleich machen, solange die Erinnerung an Sonderfälle frisch ist.
4. Quartalsweise Aggregat über alle abgeschlossenen Projekte — welche Tätigkeitsart verbrennt am meisten Marge?

Was die Nachkalkulation dem Stundensatz sagt

Wenn die Nachkalkulation zeigt, dass der Ist-Stundensatz dauerhaft 8 € unter dem Soll-Satz liegt, hast du zwei Optionen:

• Stundensatz erhöhen im nächsten Angebot
• Effizienz steigern — wo entsteht die Mehrarbeit?

Erfahrungsgemäß bringen die ersten 5 € Erhöhung kaum Auftragsverlust, weil Kunden den absoluten Endpreis vergleichen, nicht den Stundensatz. Aber das setzt voraus, dass du belastbare Daten hast.

Der Nachkalkulations-Rechner führt dich Schritt für Schritt durch Soll-Ist-Eingabe und zeigt die Margenabweichung in Euro und Prozent — pro Projekt und über mehrere zusammen. Wenn die Abweichung systematisch wird, ist der nächste Schritt ein Reset des Kalkulations-Grundsatzes: siehe Stundensatz mit Nebenkosten 2026 neu berechnen.